Informujemy, jak przetwarzamy dane osobowe klientów i osób korzystających ze strony optyopty.com, rezerwacji wizyt oraz usług salonów OptyOpty.

1. Kto jest administratorem danych?

Pod marką OptyOpty działają: Centrum Optyczne Agnieszka Lemańczyk (COAL), ul. Barwna 22/1, 72-006 Mierzyn – salony w Mierzynie i Policach; oraz WML sp. z o.o., ul. Flisacza 47a, 74-100 Gryfino – salon w Gryfinie oraz sprzedaż określonych soczewek kontaktowych. Każdy podmiot jest administratorem danych przetwarzanych w ramach własnej działalności.

W zakresie wspólnej kartoteki klientów, systemu rezerwacji i wspólnie organizowanej komunikacji COAL i WML są współadministratorami danych (art. 26 RODO). Istotę uzgodnień, w tym podział obowiązków związanych z ochroną danych, udostępniamy na żądanie. Prawa wynikające z RODO można wykonywać wobec każdego ze współadministratorów.

Kontakt w sprawach ochrony danych: kontakt@optyopty.com.

2. Jakie dane i w jakim celu przetwarzamy?

Przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe, informacje o rezerwacjach, zakupach, płatnościach i reklamacjach, a podczas badań także wyniki pomiarów, refrakcji oraz inne dane dotyczące wzroku i zdrowia. Przy korzystaniu ze strony możemy przetwarzać identyfikatory internetowe, w tym adres IP oraz informacje o plikach cookie.

Dane potrzebne do rezerwacji, wykonania usługi i realizacji zakupu przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dane potrzebne do spełnienia obowiązków prawnych, w szczególności rozliczeń i prowadzenia wymaganej dokumentacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Zapewnienie bezpieczeństwa, obsługa i obrona przed roszczeniami mogą opierać się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane dotyczące zdrowia przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia badań, doboru korekcji i prowadzenia dokumentacji, przy spełnieniu właściwych warunków art. 9 ust. 2 lit. h oraz art. 9 ust. 3 RODO albo innej mającej zastosowanie przesłanki z art. 9 RODO.

Dane wykorzystujemy do marketingu bezpośredniego na właściwej podstawie z art. 6 RODO. Z komunikacji marketingowej można zrezygnować; korzystanie z telefonu, SMS i e-mail do celów marketingowych odbywa się po uzyskaniu wymaganej prawem zgody. Przypomnienia o wizytach i zamówieniach nie są ofertami marketingowymi.

3. Badania i konsultacje specjalistyczne

Dokumentację badań i doboru korekcji przechowujemy w systemie obsługi salonów, do którego dostęp mają upoważnione osoby w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków. Dokumenty sporządzone na papierze mogą być skanowane i dołączane do elektronicznej kartoteki, z zachowaniem przepisów dotyczących dokumentacji medycznej.

Niektóre konsultacje okulistyczne świadczą niezależni lekarze prowadzący działalność we własnym imieniu, będący odrębnymi administratorami danych dotyczących własnych świadczeń. Upoważniony personel salonu może na ich zlecenie wykonywać czynności techniczne, w tym skanować dokumentację do systemu. Informacje o administratorze danych danej konsultacji pacjent otrzymuje od właściwego lekarza.

4. Komu możemy przekazywać dane?

W zależności od usługi dane mogą otrzymywać: dostawcy systemów informatycznych i hostingu, podmioty świadczące usługi księgowe, producenci i dostawcy soczewek, niezależni specjaliści wykonujący badania oraz podmioty uprawnione na podstawie prawa. W ramach wspólnych procesów dane są udostępniane między COAL a WML. Zakres udostępnienia ograniczamy do informacji niezbędnych do danego celu.

5. Pliki cookie i pomiar reklam

Strona może używać niezbędnych plików cookie oraz – po uzyskaniu wymaganej zgody – technologii analitycznych i marketingowych. Google Tag Manager służy do zarządzania tagami, w tym do uruchamiania pomiaru konwersji i przesyłania informacji o zdarzeniach do narzędzi Meta w celu mierzenia skuteczności i optymalizacji reklam.

Zgody na opcjonalne technologie można udzielić lub je wycofać w ustawieniach plików cookie na stronie. Wykorzystanie narzędzi Meta może wiązać się z tworzeniem grup odbiorców reklam na podstawie aktywności internetowej; nie wykorzystujemy do tego wyników badań ani dokumentacji zdrowotnej.

6. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z narzędzi reklamowych Meta dane użytkowników strony mogą być przekazywane do USA. Transfer do podmiotów objętych właściwą certyfikacją EU-US Data Privacy Framework może odbywać się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (art. 45 RODO); w innych przypadkach wymagane są odpowiednie mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, np. standardowe klauzule umowne. Informacji o stosowanej podstawie i możliwości uzyskania kopii zabezpieczeń udzielamy pod adresem kontakt@optyopty.com.

7. Jak długo przechowujemy dane?

Dokumentację medyczną badań i konsultacji objętą ustawowym obowiązkiem archiwizacji przechowujemy co do zasady przez 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków.

Dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wynikający z przepisów, zasadniczo 5 lat liczonych według właściwych zasad. Dane dotyczące sprzedaży, napraw i reklamacji – przez czas realizacji umowy i rozliczenia roszczeń, odpowiednio do właściwych terminów przedawnienia. Dane rezerwacji – przez okres potrzebny do obsługi wizyty, a dłużej tylko wtedy, gdy są niezbędne do dokumentowania wykonanej usługi lub roszczeń. Dane marketingowe – do wycofania zgody, sprzeciwu lub ustania celu, z zachowaniem minimalnych danych dowodowych, gdy są potrzebne.

8. Jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą?

W granicach określonych w RODO przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych i sprzeciwu, a także cofnięcia zgody, jeśli była podstawą przetwarzania. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Niektóre żądania mogą być ograniczone ustawowym obowiązkiem przechowywania dokumentacji.

Wnioski można kierować na kontakt@optyopty.com lub adres właściwego administratora. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

9. Dodatkowe informacje

Dane otrzymujemy bezpośrednio od klientów, opiekunów lub osób umawiających wizyty, a także w toku badania i realizacji zamówienia. Podanie danych jest dobrowolne, ale ich brak może uniemożliwić rezerwację, przeprowadzenie badania lub wykonanie zamówienia.

Nie podejmujemy decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie wpływały na klienta. Polityka może być aktualizowana w razie zmian organizacyjnych lub prawnych; aktualna wersja jest publikowana na optyopty.com.

Wersja: 19 października 2026 r.